La communication concernant votre participation à un salon professionnel

Participer à un salon est une chose importante nous l’avons déjà évoqué dans un article précédent qui parlait de « Pourquoi faut-il être présent sur les salons professionnels ? »

Mais il faut penser à optimiser cette participation pour rentabiliser l’investissement en temps et en prix et aussi réussir à avoir le meilleur ROI. Le salon est l’occasion de rencontrer de nouveaux prospects, de nouveaux partenaires et prestataires, mais c’est aussi l’occasion de travailler son portefeuille clients et prospects existants.

Pour cela il existe un bon nombre de manières que nous allons évoquer.

Il y a trois étapes principales pour communiquer sur votre participation à un salon professionnel :

Avant, pendant et après. C’est aussi simple que cela.

Communiquer avant un salon :

La première communication à faire, au moment où vous avez procédé à votre inscription, sans même être sûr que votre dossier sera retenu par les organisateurs : il s’agit de faire une communication sur vos réseaux sociaux pour informer vos suiveurs (clients, prospects, partenaires, etc.) que vous avez fait la démarche pour ce salon, et montrer  votre dynamisme, votre grande activité, et que vous êtes conscient que ce salon représente un endroit essentiel pour vous et pour eux.

Une fois que vous recevez la réponse des organisateurs de ce salon, arrive la seconde étape de la communication.

Si la réponse est négative, il faut en informer vos contacts et suiveurs en les informant et leur faisant connaître votre déception, mais que vous allez quoiqu’il en soit candidater de nouveau l’an prochain.
Si une réponse positive vous arrive, montrez votre satisfaction et enthousiasme dans le message d’information et précisez que dès que vous aurez connaissance de votre stand vous ferez une communication pour les informer.

Dans le deuxième cas, toute une démarche de communication doit se mettre en place.

Utiliser vos documents commerciaux :

Sur tous vos devis, bons de commande, factures, précisez  votre présence au salon en indiquant les dates et la catégorie. (si vous l’avez déjà, le numéro de votre emplacement.)

Dans les signatures des mails de tous les collaborateurs de l’entreprise, insérez l’information et de votre présence à l’évènement avec les dates et les coordonnées de votre stand.

S’il s’agit d’un très gros salon, n’hésitez pas à faire un visuel à coller sur la devanture de l’entreprise que vous pourrez laisser ensuite plusieurs mois, mais aussi, éventuellement pour les voitures ou camionnettes de la société.

Profitez en également pour prendre des rendez-vous durant ces jours de salon, cela permettra d’avoir régulièrement du monde sur votre stand.

Le salon sera aussi l’opportunité de montrer sur votre stand votre dynamisme en présentant des nouveautés, ou de faire des jeux avec des gadgets à gagner, et éventuellement de faire une annonce si vous en avez une.

Il faut alors bien préparer cela en amont.

Créer une tombola pour les personnes qui viennent sur votre stand, annoncer qu’une nouveauté sera présentée, etc., ne doit pas se satisfaire d’une annonce sur vos réseaux sociaux (surtout si le nombre d’abonnés à vos pages n’est pas hyper élevé, seulement 30 % des personnes abonnées à vos réseaux voient vos publications si elles sont régulières).

Il faut alors envisager d’autres canaux de communication pour amplifier votre démarche.

Ils sont multiples et à adapter en fonction de votre marché, mais aussi de vos moyens financiers, et aussi de votre cible (le type de votre clientèle).

Il peut s’agir d’une série de spots publicitaires sur la radio FM locale par exemple, cela peut aussi être une demie-page de publicité dans le journal local (en France la presse régionale reste forte et dynamique).

Il peut s’agir d’outils plus modernes comme un e-mailing de masse sur un fichier qui comporterait vos clients, vos partenaires, vos fournisseurs, vos prospects, et autres contacts. Il se trouve même des fichiers à acheter pour des sommes peu importantes correspondant à des cibles particulières.

Communiquer pendant le salon :

Les journées sur les salons et foires sont très prenantes, vous êtes comme l’on dit « la tête dans le guidon » pour que tout soit parfaitement opérationnel et que tout se passe bien pour tout le monde. Cependant il est indispensable de garder à l’esprit que ce salon doit être une véritable réussite pour votre entreprise, que ce soit sur le plan des contacts avec vos prospects, avec les nouveaux contacts et futurs prospects, mais aussi sur le plan de la communication qui montrera une entreprise dynamique, à la pointe, et valorisera votre nom et votre reconnaissance dans la région ou au plan national.

Durant le salon, il est indispensable de récupérer les coordonnées des personnes qui viennent échanger avec vous, prendre des informations ou demander des rendez-vous à venir. Il faut aussi en 2023 prendre leurs contacts sur les réseaux sociaux qu’il s’agisse de Facebook, Instagram, Twitter ou autre.

En effet, cela permet dans « le feu de l’action », c’est-à-dire durant les journées du salon, de se prendre en photo avec eux et de les identifier sur les photos que vous publiez sur vos réseaux. Cela permet de toucher plus de personnes que celles qui suivent vos pages et murs, cette démarche permet aussi d’avoir une activité différente sur les réseaux que d’habitude. Cela permettra aussi, à la fin du salon d’inviter tous ceux qui sont passés vous voir et qui ne vous suivent pas encore sur les réseaux.

Si les organisateurs l’autorisent, il est aussi possible de mettre une démarche avant le salon (de manière géographique). Il s’agit à ce moment d’imprimer des affichettes format A5 ou A6 indiquant le nom et la spécialité de votre société et surtout le numéro du stand ainsi que sa position sur le plan du salon, qui seront distribués par une personne à l’entrée des locaux de la foire au du salon.

N’oubliez pas non plus durant ces quelques jours de distribuer ces affichettes aux personnes qui passent devant votre stand, mais aussi d’avoir des petits gadgets à remettre aux gens avec votre nom, activité et coordonnées. (Porte-clefs, décapsuleurs, casquettes, stylos, etc.)

Communiquer après le salon :

Le salon est terminé, il faut tout ranger, trier puis tout ramener à l’entreprise et remettre en place, remiser le matériel.

Il faut bien sûr tout de suite trier les prospects et contacts eu sur le stand en fonction de leur intérêt, et des offres commerciales à faire, mais il y un autre point important à travailler quelques jours après la fin de l’évènement : La communication postsalon.

La première chose est de rappeler à tous les participants de la tombola que vous avez organisée que les prix seront remis dans 3 ou 4 jours dans les locaux de l’entreprise et qu’ils devront être présents pour recevoir leur lot. Il est indispensable de prévoir un lot principal et une dizaine d’autres lots pour faire venir du monde. Ce sera l’occasion de faire de nombreuses photos, de publier beaucoup et de faire un album spécial sur vos réseaux pour communiquer là-dessus.

Autre communication indispensable : remercier par mail toutes les personnes que vous aviez conviées à venir vous rendre visite et qui se sont déplacées.

Enfin, répondre aux personnes qui vous ont sollicité sur votre stand que ce soit pour des questions techniques ou pour des devis.

Une semaine après toutes ces communications, faire une publication pour remercier tout le monde et leur donner rendez-vous pour le prochain salon ou la prochaine édition.

Avez-vous tout prévu pour votre prochain salon ?